PASSER DE VETSOFT A CINNABER, DE LA THEORIE A LA PRATIQUE

L'université de Gand est la seule université de Flandre à former des vétérinaires. Elle compte 30.000 étudiants et la faculté de médecine vétérinaire comprend 1550 étudiants.

La collaboration avec Corilus remonte déjà à une dizaine d'années et couvre différentes unités de recherche et cliniques. Le logiciel Vetsoft a été l'un des premiers à être installé à l'université de Gand, mais il devait être relié au système de gestion central SAP de l'université gantoise.  Il y a quelque temps, l'unité d'enseignement et de recherche Reproduction, Obstétrique et Médecine vétérinaire d'entreprise a pris la décision de passer de Vetsoft à Cinnaber, le nouveau programme de Corilus.  Le professeur De Vliegher s'exprime à ce sujet.

Pourquoi changer?
Le professeur Sarne De Vliegher : "Notre unité de recherche a travaillé pendant de nombreuses années avec le programme Vetsoft sans aucun problème, mais les temps changent et les évolutions se succèdent de plus en plus rapidement. Les cabinets extérieurs et notre clinique de reproduction et obstétrique étaient demandeurs d'une simplification administrative. Le suivi des dossiers des patients devait pouvoir être assuré de manière plus efficace, les commandes auprès des grossistes et la collaboration avec les laboratoires devaient être plus rapides et performantes, etc.     L'informatisation des tournées des étables était certainement une priorité et l'intégration avec Bancontact était également sur notre liste de desiderata.   Pour résumer, une kyrielle de souhaits et de modifications essentielles.  Étant donné que Cinnaber est un logiciel tourné vers l'avenir, il offre toutes les fonctionnalités répondant à nos exigences."

Convertir, étape par étape
Le professeur Sarne De Vliegher ajoute:   "Dès que la décision de passer à Cinnaber fut prise, Corilus a élaboré un plan de mise en oeuvre par étapes.  Une des premières actions importantes fut la conversion des données de Vetsoft vers Cinnaber.  Après cette conversion test, nos collaborateurs ont immédiatement suivi une formation Cinnaber, avant de poursuivre avec des exercices pendant deux semaines. Il est notamment important que les collaborateurs puissent travailler de manière efficace avec le programme avant de procéder à la "véritable" transition."

Entre-temps, un lien de facturation a été réécrit entre le Cinnaber et le système SAP de l'université de Gand.    La transition finale a été prévue pour le début d'un mois pour que la facturation puisse intervenir au cours d'un nouveau mois.

Formation
Les formations comprennent  trois parties. Une première formation de base est prévue lors de l'installation de la conversion à l'essai.   Une deuxième formation plus poussée de type " questions et réponses " est organisée lors de la transition définitive.   Après quelques semaines, une troisième formation est prévue pour éliminer les dernières difficultés et pour garantir le fonctionnement performant et efficace du progiciel.

Travailler avec Cinnaber Els De Fré, vétérinaire assistante à l'université de Gand, travaille avec Cinnaber depuis le 1er septembre:    "Grâce à Cinnaber, il est possible d'établir un lien avec nos appareils de mesure de telle sorte que toutes les données peuvent être rassemblées dans un seul dossier par patient. Cinnaber prévoit également un lien avec Bancontact. Les clients peuvent ainsi payer immédiatement et nous évitons les paiements tardifs.    Cinnaber nous permet également d'envoyer des mailings à des groupes cibles spécifiquement sélectionnés.   En comparaison avec Vetsoft, Cinnaber présente également un important avantage : tant que l'on n'a pas encore facturé, toutes les données peuvent être modifiées.  Actuellement, pendant les tournées d'étables à la clinique après le traitement d'un animal, toutes les fiches d'étables sont encore traitées manuellement en vue de la facturation. C'est une corvée qui prend énormément de temps. Avec Cinnaber, il sera possible à l'avenir de travailler avec des codes-barres qui pourront être lus à l'aide d'un PDA ou d'un ordinateur portable.   De ce fait, le gain de temps sera d'environ 50%."

L'avenir?
Naturellement, le logiciel Cinnaber est un programme évolutif.  Dans un très proche avenir, plusieurs améliorations et modules seront également lancés sur le marché.

Le professeur Sarne De Vliegher : "Il nous reste encore quelques souhaits à concrétiser, comme un module de fertilité pour les chevaux. Cela nous permettra d'assurer un suivi plus efficace des dossiers, d'étendre la gestion de stocks de sperme et d'améliorer nos performances dans les matières administratives.  Grâce à la longue et fructueuse collaboration avec Corilus, il est possible d'aborder ces thèmes en vue d'un véritable échange d'idées."