overschakelen van vetsoft naar cinnaber van theorie ... naar praktijk

De UGent is de enige universiteit in Vlaanderen waar dierenartsen kunnen afstuderen. UGent telt 30.000 studenten en de Faculteit Diergeneeskunde telt 1550 studenten.

De samenwerking met Corilus gaat reeds een tiental jaar terug en loopt over verschillende vakgroepen en klinieken. Het programma Vetsoft werd in UGent als één van de eerste geïnstalleerd, maar diende gekoppeld te worden aan het centraal beheersysteem SAP van de Gentse Universiteit. Een tijd geleden werd op de vakgroep Voortplanting, Verloskunde en Bedrijfsdiergeneeskunde de beslissing genomen om van Vetsoft over te schakelen naar Cinnaber, het nieuwe programma van Corilus. Prof. Dr. De Vliegher, hierover aan het woord.

 Waarom overschakelen?
Prof. Dr. Sarne De Vliegher: "Met het progamma Vetsoft heeft onze vakgroep vele jaren zonder probleem gewerkt, maar de tijd staat niet stil en de evoluties volgen elkaar steeds sneller op. De buitenpraktijk en onze kliniek voortplanting & verloskunde waren vragende partij om de berg administratie te verlichten. De opvolging van patiëntendossiers moest efficiënter kunnen, de bestellingen bij groothandels en de samenwerking met labo's moest sneller en efficiënter, enz... Het informatiseren van de stalrondes was zeker een prioriteit en de integratie met Bancontact stond ook op ons verlanglijstje. Kortom, een waslijst aan wensen en broodnodige aanpassingen. Gezien Cinnaber een toekomstgericht pakket is, omvat dit progamma alle functionaliteiten om aan onze wensen tegemoet te komen."

 Converteren, stap voor stap
Prof. Dr. Sarne De Vliegher: "Eens de beslissing genomen was om over te gaan naar Cinnaber, werd er door Corilus een stappenplan uitgewerkt. Een eerste grote actie was het overzetten van de Vetsoft gegevens naar Cinnaber. Na deze proefconversie kregen onze medewerkers onmiddellijk een Cinnaber opleiding en een paar weken tijd om te oefenen. Het is namelijk belangrijk dat de medewerkers vlot met het programma kunnen werken vooraleer over te gaan tot de 'echte' overschakeling."

Ondertussen is er nog een facturatielink herschreven tussen Cinnaber en het SAP-systeem van de Gentse Universiteit. De uiteindelijke overschakeling werd in het begin van een maand gepland, zodat de facturatie overgegaan is in een nieuwe maand.

 Opleiding
De opleidingen bestaan uit drie delen. Een eerste basisopleiding wordt voorzien bij de installatie van de proefconversie. Een tweede, meer doorgedreven 'vraag en antwoord' opleiding volgt bij de definitieve overschakeling. Na enkele weken wordt dan nog een derde opleiding voorzien om de laatste moeilijkheden weg te werken en om een vlotte en efficiënte werking van het pakket te garanderen.

Werken met Cinnaber Els De Fré, veterinaire ondersteuning UGent werkt sinds 1 september 2008 met Cinnaber: "Dankzij Cinnaber is er een koppeling mogelijk met al onze meettoestellen zodat alle gegevens per patiënt in één dossier kunnen worden verzameld. Cinnaber voorziet ook een link met Bancontact zodat klanten onmiddellijk kunnen betalen, zo vermijden we laattijdige betalingen. Met Cinnaber kunnen we nu ook mailings versturen naar specifiek geselecteerde doelgroepen. In vergelijking met Vetsoft biedt Cinnaber ook het grote voordeel dat zolang er niet gefactureerd wordt, alle gegevens kunnen aangepast worden. Momenteel worden tijdens de stalrondes in de kliniek na de behandeling van een dier alle stalfiches nog handmatig verwerkt voor de facturatie. Dit is een enorm tijdrovende klus. Met Cinnaber zal het in de toekomst mogelijk zijn om met barcodes te werken die dan via een gelinkte PDA of een laptop ingelezen worden. Hiermee creëren we een tijdwinst van ongeveer 50%."

De toekomst?
Het progamma Cinnaber is uiteraard een groeiende software. Verdere verbeteringen en modules zullen in de zeer nabije toekomst zeker hun weg naar de markt vinden.

Prof. Dr. Sarne De Vliegher: "We hebben nog wel wat wensen op het schap liggen, zoals een fertiliteitsmodule voor paarden. Zo kunnen we efficiënter dossiers opvolgen, het stockbeheer van sperma uitbouwen en ons op administratief vlak beter organiseren. Door de jarenlange goede samenwerking met Corilus zijn deze zaken bespreekbaar en ontstaat er een wisselwerking van ideeën."

Klik hier voor andere getuigenissen !